办公室自动化系统(什么是办公室自动化？)

一、什么是办公室自动化？
办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。

在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称OfficeAutomation，缩写为OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。

显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

二、办公自动化包括哪些内容？
通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助您 文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。而现在所说的办公自动化，应该是以网络为依托， 在企业内部进行畅通的信息交流。在这种模式下，企业成为一个大办公室，它下面的财务、人事、行政、业务等部门都成为企业 信息流中的一个环节，而不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上 进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

二、系统功能划分（左图）

根据电信办公及业务的特点将系统划分为四个子系统：通用办公子系统、电信综合办公子系统、电信业务查询子系统。各子系统的组成及完成的功能参看子系统具体描述。

三、系统功能描述

通用办公子系统完成企业内部日常公共事务的处理，及企业的信息其享。具有较强的通用性和适应性。通用办公子系统包括：公共事务和个人信息。

公共事务又分为：待办公文、收发文管理、接待申请、用车申请、电子刊物、公告栏、大事记、员工培训||、处室信息、组织机构、电子讨论L.问题与建议、政策法规。

个人信息分为：电子邮件、通讯录、日程安排、个人文件夹。电信综合管理完成电信部门各科室的工作任务的办公，是同各科室具体工作密切相关的内容。体现了电信办公的特色。该子系统包括：行政办公管理、人力资源管理、财务办公管理、电信科管理等。

行政办公管理又分为：党员干部管理、党务会议管理、廉政建设管理、群众监督管理、会议管理、车辆管理、报刊管理、信访处理、档案管理、固定资产管理、出差管理、通信工具管理、消耗品管理、合同管理、基建管理、工会机构管理、竞赛评奖管理、会员管理、活动管理、女工工作管理、职工健康管理、职代会记录

资源管理分为：人事管理、临时工管理、养老保险管理、职工教育培训管理、奖惩管理

财务办公管理分为：工资管理、财务信息公布、数据上报

电信科管理分为：电信设备管理、工程管理、表单管理电信业务查询子系统通过数据库连接件，如基于中间件技术的ESB等产品，将个业务系统的信息有选择的、有分类的集成到办公系统中。主要业务系统查询有：九七信息查询、计费信息查询、电信标准查询。

四、系统特色

∴ 符合浙江电信办公自动化的设计规范

我们是省电信公司办公自动化系统的合作开发者，在开发过程中我们考虑到未来整个浙江电信办公自动化系统的直联问题，实现数据上报，邮件互通，信息发布的整体功能。我们在设计工作中作了许多规范化的工作，为未来的互联打下了较好的基础。

∴ 综合办公的思想

一个未综合企业已有业务平台的办公系统，其真正的办公意义是很弱的。我们作为\"九七工程\"、\"计费\"、\"客服\"系统的开发者，能够较好的实现业务系统的集成，达到综合办公的目的

∴ 完善的安全机制

提供口令验证、加密、权限控制、电子签名等安全机制，可以将数据访问及读写权限控制到每一个操作对象(如：数据库、文档、视图、表单、域等)，-给每一个用户分配相应的工作权限。

∴ 支持移动办公

考虑现代化办公的特点和远程作业的需要，所有应用都不仅仅局限于局域网的限制，真正实现了跨地域移动办公，充分体现用户办公水平和手段的提高。

∴ 先进的软件技术

在软件的设计和集成的过程中为了不修改原有业务系统的结构，我们采用了中间件三层结构的方法，极大的减少了接口和维护工作。