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档案管理系统是指为满足利用者需要而建立的，收集和存贮档案材料及经过加工的档案信息，并通过一定的技术装备与技术手段，实现档案管理和信息传递功能的相对独立的有机整体。
档案管理系统的构成要素：系统目标、档案资源、 设备、方法和功能。
档案管理系统具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点。
输入子系统：收集和鉴选档案。
存贮加工子系统：对档案信息进行揭示、加工与组织，进行系统整理，便于检索和利用。
输出子系统：以借阅、检索、咨询等方式向社会提供档案信息服务。
反馈子系统：通过统计和用户研究等方式掌握系统运行及用户需求状况，使档案管理系统不断完善和优化。
统一规划，整体协调。
通过系统标准化提高其工作效率。
引进先进技术和设备，提高其自动化水平。
科学地评价现有系统。
保持与外界的联系和沟通。
通过对档案管理系统的优化控制，可以使档案管理系统达到结构合理、运行可靠、技术先进、经济合算、效率提高的理想效果。从而将档案管理纳入系统管理的科学轨道。
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